Business Intelligence nog niet tot board room doorgedrongen

BI bestaat al 25 jaar. Toch leidt de inzet van deze techniek nog steeds tot implementatieproblemen en eindeloze dure trajecten. Uit verschillende onderzoeken blijkt 3 van de 4 BI projecten volslagen te mislukken.De commissarissen, toezichthouders en het bestuur hebben soms geen benul van de achtergronden en valkuilen. Bij discussies in board room heb ik de meest voorkomende misverstanden opgeschreven. Dat leidt tot een lijstje van 9 veelvoorkomende misvattingen.

  1. BI is geen ERP – Een vriend en directeur/ eigenaar van tenminste 10 vestigingen in de verpakkingsindustrie was verbolgen over het feit dat hij dagelijks geen inzicht had. Hij was bezig om een nieuw ERP systeem te laten installeren dat alle processen zou stroomlijnen waarmee hij inzicht zou krijgen. De verschillende systemen werkten echter allemaal redelijk maar het overzicht daarop en rapportage schoot tekort. Hij had een business intelligence vraag en geen ERP vraag. Met verbijstering nam ik kennis van deze (inmiddels) miljoenen verspilling. Trouwens de BI-tools zijn ondertussen bijna allemaal gekocht door de ERP spelers (SAP, IBM) van voorheen; de leveranciers maken het daardoor extra moeilijk voor hun klanten.
  2. BI is geen big data – De termen vliegen door elkaar heen; iedereen praat graag over big data, in de cloud en BI. Maar Big Data en BI staan om verschillende redenen zeer ver van elkaar. Bij BI worden op een gestructureerde manier je eigen data en gestructureerde data van de omgeving verwerkt tot beslissingsinformatie. Bij Big data worden nieuwe vragen gesteld waarmee nieuwe wegen worden onderzocht. Dat laatste veel vrijer en speelser en trager, het eerste veel saaier, structureler en sneller.
  3. Brondata veel moeilijker dan BI inrichting – In jargon heet het ETL; de technieken om data uit verschillende bronsystemen naar een gestructureerde database te kopiëren. Deze Extractie, Transformatie en Load functie is essentieel om betrouwbare basisinfo te maken die goed gaat werken met BI tools. Maar dan moet je in staat zijn de structuur en inhoud van de data echt te begrijpen en na te denken over de strategie. Dat gebeurt in praktijk veel te vaak door ICT-ers die het echter ontbreekt aan overzicht. Het zou eigenlijk een beslissing van de directie moeten zijn. Vanwege de complexiteit van de BI data-structuren begrijpen weinig mensen meer precies wat er gebeurt. Wanneer je de bron-ontginning goed en weloverwogen doet is het BI proces daarna een ‘eitje’.
  4. Weinigen kunnen data-analyses maken – De BI spelers pronken met cockpits, 3D plaatjes, bewegende trend-grafieken en pretenderen dat iedereen de meest wilde analyses kan maken. Maar dat is een groot misverstand. Geef tien mensen een excel bestand van het aantal leden van je voetbalclub over de afgelopen vijf 5 jaar en vraag naar de leden-ontwikkeling in leeftijd-opbouw, aanwas, opzeggingen en de rol van de gezinnen. 9 van de 10 mensen komen daar niet uit. Je moet behoorlijke vaardigheden hebben om zo iets relatief eenvoudigs te kunnen. In bedrijven zijn de analyse-vragen veel moeilijker. Om dit te laten werken moeten de analyses worden “voorgeprogrammeerd”. Daarmee zijn het geen analyses meer maar ‘dynamische performance indicators’. Gewoon rapportage dus. Kortom BI-tooling is vaak schieten met hagel op een mug; veel te ingewikkeld. Locale analyse kan al worden gedaan met een eenvoudige “cube”; diepgaande analyses vinden “off-line” plaats in een klein team met diverse strategische business vragen op basis van clusters, cohorten en andere groeperingen.
  5. BI geen onderdeel van verbeterproces – Een degelijke rapportage is fantastisch en kan geweldig helpen ALS het deel uitmaakt van de bedrijfssyclus en de verbetercyclus van het bedrijf. Te vaak komt het voor dat een aantal managers trots de plaatjes op hun bureau laten zien en tegelijkertijd de oude verbeterborden in productie nog volhangen met eigen Excel lijstjes. Als je als manager kan zorgen dat die eigen Excel lijstjes verdwijnen ben je klaar met je BI project.
  6. Presenteren en distribueren – Meestal wil je met de BI-resultaten een degelijke, consistente rapportage waarmee het bedrijf blijvend kan verbeteren. De BI-tooling is dan een doorgeef luik. Als er 200 medewerkers werken in verkoop, wil je ieder persoon en ieder team instantaan, dagelijks of wekelijks heldere overzichtjes geven waarmee ze hun voortgang kunnen meten. Dat kan een plaatje of tabelletje zijn. Liefst een pdf per mail of smsje of een website met ieders eigen resultaten. Niks klikken, bewegende plaatjes en dergelijke. De meeste BI tools beperken deze distributie-technieken om de afhankelijkheid van de tool te vergroten. Distributietools kosten vermogens. Pas op: U wordt daarmee voor de gek gehouden.
  7. BI technieken zijn meestal te traag voor internet processen – BI technieken zijn niet ingericht voor on-line klant-respons systemen. Zodra een dienst wordt aangeboden via websites of apps waarbij je als bedrijf direct wilt reageren op de klant op basis van profielen of gedrag dan gebruik je wel analyse-technieken die beschikbaar zijn in BI tools maar kun je niet af met de traditionele systemen. De loop tussen de bron (bijvoorbeeld klikgedrag op een verkoop-site) moet direct worden omgezet in acties (aanbiedingen, prijseffecten en dergelijke).
  8. BI op twee functies kost €50.000 niet veel meer– Als je de brondata netjes organiseert kan een BI tooling na installatie in enkele dagen goede informatie bieden. Dan moet het verder worden ingericht, moeten er een paar mensen worden getraind en moet het worden geïntegreerd in de bedrijfsvoering. Oude rapportages moeten uit het systeem worden verwijderd (dit kost tijd omdat mensen graag aan oude werkwijzen vasthouden) en dan kun je de eerste resultaten plukken. Dat is na één, maximaal twee maanden. Na drie maanden is iedereen gewend en kan je twee gebieden combineren (bijvoorbeeld HR en Sales). In de praktijk wordt veelal tonnen uitgeven om alles in één keer te doen. Dan kan zo’n traject tot wel een jaar duren, met frustratie alom.
  9. De eigenaar van BI kan niet de IT afdeling zijn – Rapportages over het bedrijf gaan vaak over meerdere afdelingen. Daarmee wordt vaak gekozen voor een interne IT account manager als aanspreekpunt en eigenaar. Als zo’n constructie niet door de directie wordt voorzien van heldere uitgangspunten over gebruik, indicatoren, strategie zul je zien dat de BI-inspanning snel leidt tot een bloemkool aan plaatjes en overzichten zonder consistentie. Dat kan zeer duur worden en compleet onoverzichtelijk worden.

Conclusie: De BI technologieën zijn laagdrempelig en aantrekkelijk. Bij een juiste inzet bij een data-rijk bedrijf kunnen de resultaten van BI-processen extreem positief bijdragen aan het realiseren van de strategie. In de praktijk van 2017 blijkt nog steeds dat 75% van de trajecten op een teleurstelling uit komt. Dus voordat je begint even bezinnen op bovenstaande risico’s. Zoek even op “Valkuilen en BI” en je hebt meteen beet bij een tiental analyses op dit gebied.